Häufig gestellte Fragen

Welche Dokumente muss ich am Ende eines Projektes einreichen?

Bitte alle Dokumente ausfüllen & im Original mit Original Unterschrift bei der Koordinierungs- und Fachstelle der PfD des Landkreises Börde| Hagenstraße 4 | 39340 Haldensleben einreichen.

Sachbericht
Belegliste
Belege in chronologischer Reihenfolge, entsprechend der Belegliste
Ggf. Teilnehmendenlisten, Veröffentlichungen etc.

Welche Fristen gibt es?

31.01. Einreichen der Projektabrechnung des Vorjahres
30.10. Letzte Mittelanforderungen für Projekte im laufenden Jahr

Wie fülle ich die Belegliste aus?

Alle Einnahmen und Ausgaben, auch Mittelanforderungen in die Belegliste eintragen
Alle Zahlungen müssen innerhalb des Förderzeitraums liegen
Kostenstellen entsprechend des Antrags
Belegdatum ist nicht gleich Zahlungsdatum (Beispiel Amazonrechnung)
Verwendungszweck: So viele Informationen wie möglich
Am Ende müssen Einnahmen = Ausgaben sein.
Am besten schon während der Projektlaufzeit alles in der Belegliste sammeln
Belegliste drucken, unterschreiben, per Post an die KuF in Haldensleben schicken

Muss ich noch einen Soll-Ist-Vergleich ausfüllen?

Ja, dieser ist als zahlenmäßiger Nachweis in die Belegliste integriert

Was sind Belege und wie belege ich Zahlungen?

Belege sind Nachweise oder Beweisstücke für Ausgaben oder Zahlungen. Jede Zahlung bzw. jede einzelne Abbuchung auf Ihrem Konto muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Das geht so:

Wenn Sie Geld vom Vereinskonto überwiesen haben:

Überweisungsbeleg ausdrucken/als PDF speichern
Original Rechnung/Quittung/Kassenzettel

Wenn Sie mit der Vereinskredit-/EC-Karte bezahlt haben:

Zahlungsbeleg vom Konto ausdrucken/als PDF speichern
Original Rechnung/Quittung/Kassenzettel

Wenn Sie bar mit Vereinsgeld bezahlt haben:

Original Rechnung/Quittung/Kassenzettel

Wenn jemand privat Geld vorgestreckt hat:

Original Rechnung/Quittung/Kassenzettel
Kostenerstattungsformular unterschrieben von Privatperson und vom Verein
Überweisungsbeleg der Rückerstattung an diese Person oder Unterschrift bei “bar erhalten“

Für mehr Details siehe auch: Anleitung „Wie belege ich Zahlungen?“

Was tun, wenn sich mein Finanzplan ändert?

Generell ist es möglich, die einzelnen Kostenstellen um 20% zu überziehen, wenn sie an anderer Stelle eingespart werden. Sollten sich Überschreitungen um mehr als 20% abzeichnen, bitte rechtzeitig einen Umwidmungsantrag über Pengueen stellen.

Was tun, wenn ich weniger Geld brauche als geplant?

Bitte geben Sie der KuF schnellstmöglich Bescheid, damit die Gelder anderweitig vergeben werden können. Nicht verwendete Mittel sind unverzüglich und unabhängig von der Vorlage des Verwendungsnachweises zurückzuzahlen. Gleichzeitig muss eine schriftliche Mitteilung per Mail oder Post über die nicht verbrauchten oder rechtzeitig verwendeten Mittel erfolgen:
Kontoinhaber: AWO SPI GmbH
Bank: DKB
BIC: BYLADEM1001
IBAN: DE97 1203 0000 1009 8455 02
Verwendungszweck: PfD Landkreis Börde [Projektnummer]

Was tun, wenn ich mehr Geld brauche als geplant?

Da es immer wieder vorkommt, dass Projekte ihre Fördermittel nicht komplett ausschöpfen, lohnt es sich manchmal, eine Fördermittelerhöhung zu beantragen. Stellen Sie dafür bitte rechtzeitig einen Änderungsantrag.

Wofür darf ich die Fördermittel ausgeben? Wofür nicht?

Zuwendungsfähige Ausgaben:

(anteilige) Personalkosten: Bei Projektförderungen entsprechend den Regelungen der AN-Best-P ist das Besserstellungsverbot (vgl. Nr. 1.3 ANBest-P) zu beachten.
Sachkosten
Honorare für Referent*innen, Dolmetscher*innen etc.: marktübliches Honorar in an-gemessenem Verhältnis zur Qualifikation
Geschäftsbedarf
Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände bis max. 800,00 € netto
Mietkosten
Reisekosten nach Bundesreisekostengesetz (bei PKW-Nutzung 0,20 €/km)
Kosten für Unterkunft und Verpflegung
Eintrittsgelder
Öffentlichkeitsarbeit

Nicht zuwendungsfähige Ausgaben:

Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände über 800,00 € netto
eingeräumte Skonti, Boni und Rabatte unabhängig davon, ob sie in Anspruch genommen werden
Ausgaben, die daraus resultieren, dass es den*die Letztmittelempfänger*in überhaupt gibt und diese*r wirtschaftet (bspw. Kontoführungsgebühren; Kosten für Mitgliederversammlungen o.ä.)
Personal- und Sachausgaben des*der Letztmittelempfänger*in, welche nicht im Zusammenhang mit dem zu fördernden Projekt stehen
Ausgaben der Geldbeschaffung und Zinsen, die bei einer Kreditaufnahme zur Beschaffung eines Eigenanteils oder bei Vor- und Zwischenfinanzierung entstehen
die Umsatzsteuer, die nach § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) als Vorsteuer abziehbar ist, sofern der*die Letztmittelempfänger*in zum Vorsteuerabzug berechtigt ist (bei der Antragstellung sind dann die Nettobeträge anzugeben)
Alkoholische Getränke, Pfand
Ausgaben, die nicht den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen.
Ausgaben deren Belegdatum, Leistungszeitraum oder Zahlungsfluss außerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen
Ausgaben, die nicht direkt zur Zielerreichung des Projektes beitragen
Ausgaben, die nicht im verbindlichen Finanzierungsplan enthalten sind

Siehe auch Merkblatt zuwendungsfähige Ausgaben.

Wie bekomme ich das beantragte Geld von der Partnerschaft für Demokratie?

Sobald ein unterschriebener Kooperationsvertrag vorliegt, können Sie die benötigten Fördermittel anfordern. Nutzen Sie dafür das Formular Mittelanforderung auf Pengueen. Bitte senden Sie dieses unterschrieben per Post an Koordinierungs- und Fachstelle der Pfd des Landkreises Börde | Hagenstraße 4 | 39340 Haldensleben. Bitte beachten Sie, dass es 2-4 Wochen dauern kann, bis Sie das Geld bekommen.
Fordern Sie nur so viel Geld an, wie Sie innerhalb von 6 Wochen verbrauchen werden. Da es sich um öffentliche Gelder handelt, fallen nach 6 Wochen Zinsen an. Die nach 6 Wochen nicht verbrauchten Mittel sind zurückzuüberweisen oder mit der anschließenden Mittelanforderung zu verrechnen. Die einfachste Möglichkeit, diese 6-Wochen-Regelung zu umgehen, ist, die Mittel vorzustrecken und erst im Nachhinein bei der AWO SPI abzurufen – vorausgesetzt, Sie sind dazu finanziell in der Lage.

Was muss ich bei der Öffentlichkeitsarbeit beachten?

Bei Veröffentlichungen und Verlautbarungen aller Art (z.B. Presseerklärungen, Publikationen, Arbeitsmaterialien, Berichten, Ankündigungen, Einladungen, Fachaufsätzen) ist in geeigneter Form auf die Förderung der jeweiligen Maßnahme durch das BMFSFJ, das Bundesprogramm sowie die lokale Partnerschaft für Demokratie hinzuweisen. Zudem ist bei solchen Veröffentlichungen und Verlautbarungen, die eine Meinungsäußerung enthalten, folgender Zusatz mit aufzunehmen: „Die Veröffentlichung stellt keine Meinungsäußerung des BMFSFJ oder des BAFzA dar. Für inhaltliche Aussagen tragen die Autor*innen die Verantwortung.“ Die entsprechenden Logos bekommen Sie von der KuF per Mail. Alle Veröffentlichungen müssen vorab von der KuF freigegeben werden. Eine Veröffentlichung ohne vorherige schriftliche Freigabe ist nicht zulässig und kann nicht gefördert werden. Freigabeersuche erfolgen über Pengueen unter Öffentlichkeitsarbeit. Die Freigabe erfolgt i.d.R. innerhalb von 1-3 Werktagen.

Siehe auch Merkblatt Öffentlichkeitsarbeit.

Was muss ich bei Reisekostenabrechnungen beachten?

Reisekosten werden nach Bundesreisekostengesetz abgerechnet. D.h. u.a. bei PKW-Nutzung 0,20 €/km.

Sie können gern unser Formular zur Reisekostenabrechnung oder Ihr eigenes verwenden.

Siehe auch Merkblatt Reisekosten.

Was ist ein Vergabeverfahren und wann ist das notwendig?

Eine Vergabe muss für alle Ausgaben über 1.000,00 € (Netto) durchgeführt werden. D.h. wenn Sie z.B. eine*n Referent*in für einen Workshop suchen, der*die voraussichtlich mehr als 1.000,00 € Honorar verlangen wird, müssen Sie vorher 3 Vergleichsangebote einholen.

Siehe auch Merkblatt Vergabe von Leistungen.

Hier gibt es ein hilfreiches Erklärvideo zu Vergabeverfahren:

FAQ

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